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Como Priorizar Tarefas?

Por que o Urgente é tão sedutor?

Já ouviu falar do efeito da “Mera Urgência”? É nossa tendência em atender a tarefas com prazos definidos (especialmente as urgentes), mesmo quando não nos trazem retornos consistentes no longo prazo.

Isto porque nos sentimos pressionados pelos outros, temos dificuldade de dizer não ou a necessidade de nos sentirmos “produtivos”, cumprindo tarefas.

Mas se você deseja se tornar mais eficaz e não apenas mais produtivo (ou seja, alcançar resultados efetivos, alinhados com seus objetivos de longo prazo), deve se concentrar em avaliar as demandas que surgem, para decidir com mais consciência como agir diante de cada uma.

A Matriz de Eisenhower nos indica o caminho:

  • Não urgente e não importante – Consumo desnecessário de tempo que não agrega nos seus resultados.

Dica:  Elimine com urgência

  • Urgente e não importante – Atende a objetivos dos outros e não seus. São as interrupções, distrações, reuniões que não agregam.

Dica: delegue ou automatize, estabeleça limites de tempo para as tarefas, negocie, saiba dizer não, elimine notificações e tudo o que desconcentra seu cérebro.

  • Urgente e Importante – Nunca deixarão de existir demandas inesperadas. O importante é não deixar de desenvolver o importante por ficar refém apenas destas demandas e não permitir que elas coloquem por terra seu planejamento.

Dica: Ao investir em planejamento, você impede que (ao menos parte) das coisas se tornem urgentes e tem uma sequência de prioridades a seguir. Quando surge a urgência, você encaixa na programação e retoma de onde parou.  Não se perde nas urgências.

  • Importante – São atividades que contribuem para os objetivos de longo prazo ou para evitar problemas futuros. Exemplo: se você não prevê tempo para seu desenvolvimento, reduz sua empregabilidade; se evita ir ao dentista, os problemas se agravam.

Solução: Não planeje apenas os compromissos, mas reserve tempo para a realização das tarefas para atingir seus objetivos.

 

Por Laís Exel Bisordi – Consultora GoAhead

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